Implementatie RIO-vo

Wat wordt verwacht van de scholen?

Het RIO-traject voor scholen bestaat uit twee fasen, het modelleren en het registreren:

Modelleren
In deze fase denken onderwijsinstellingen na over de manier waarop ze zichtbaar willen worden in RIO. Omdat RIO heel praktisch is ingericht en op een aantal belangrijke punten afwijkt van BRIN, moeten instellingen hier echt even voor gaan zitten en een aantal fundamentele vragen beantwoorden over de eigen organisatiestructuur en het eigen onderwijsaanbod. Bijvoorbeeld over hoe scholen in de ‘buitenwereld’ herkend willen worden, op welke onderdelen scholen intern en extern willen rapporteren, etc. En de visie die daaruit voortvloeit ‘vertalen’ naar en weergeven in de informatiestructuur van RIO. Dit noemen we het ‘modelleren’ van de onderwijsorganisatie.

Registreren
In deze fase registreren onderwijsinstellingen een groot deel van de RIO-gegevens in het eigen LAS. Enkele aanvullende gegevens waaronder bereikbaarheidsgegevens in RIO, moeten worden geregistreerd in het online RIO-portaal. Voor RIO moet uw (leerling)administratiesysteem (LAS) aangesloten worden op RIO. U dient uw softwareleverancier te mandateren om de RIO gegevens namens uw bestuur uit te wisselen. Dit kan in het Onderwijs serviceregister (OSR).

Hieronder hebben we alle stappen die nodig zijn om uw gegevens in RIO te registreren op een rijtje gezet.

Stappenplan

Modelleren organisatie
Denk na over hoe u uw onderwijsorganisatie in RIO wilt vastleggen. Uit welke Onderwijsaanbieders, Onderwijslocaties, Aangeboden Opleidingen etc. is uw onderwijsorganisatie opgebouwd. U kunt hiervoor gebruik maken van de RIO modelleerhandleiding.

Twee onderwijsorganisaties die al aan de slag zijn gegaan, vertellen in deze film wat RIO voor hen betekent en welk voordelen dit heeft voor de organisatie. In een tweede film wordt uitgelegd wat het modelleren inhoudt en welke stappen hiervoor moeten worden gezet.

Informeren organisatie
Informeer uw onderwijsorganisatie goed over RIO en de wijze waarop u uw organisatie gaat vastleggen in RIO. Bent u onderdeel van een koepel of een bestuur met meerdere Onderwijsaanbieders dan is het verstandig om op bestuursniveau in overleg met de schoolleiders en applicatiebeheerders van de Onderwijsaanbieders één totale modellering te maken, zodat ieder de invoer in het eigen LAS hierop kan baseren.

Aanvragen beheerder bestuursniveau
Vraag een beheerder op bestuursniveau aan. Voor het vastleggen van een mandaat voor uw softwareleverancier en voor de RIO beheer rol in het RIO-portaal, heeft uw onderwijsinstelling minimaal 1 beheerder op bestuursniveau nodig.

Tekenen overeenkomst Kennisnet
Teken de overeenkomst, inclusief Bijlage OSR, met Kennisnet voor het vastleggen van het mandaat voor uw softwareleverancier in het OSR. Wilt u weten of voor uw bestuur de juiste overeenkomsten getekend zijn of wilt u de overeenkomsten tekenen? Neem contact op met de servicedesk van Kennisnet, support@kennisnet.nl.

Toekennen rol OSR
Zorg dat de beheerder op bestuursniveau In MijnDUO de rol(len) OSR-Toegang aan zichzelf of een collega toekent. Vergeet niet als kenmerk het bestuursnummer mee te geven. De beheerder van het OSR krijgt toegang tot alle scholen die onder dat betreffende bestuursnummer vallen.

Mandateren leverancier
Leg in de OSR van Kennisnet de mandaten vast voor uw softwareleverancier(s). Dit doet u per BRIN4.

Registreren in uw LAS
Leg de gemodelleerde organisatiestructuur vast in uw LAS. Volg hiervoor de instructies  van uw LAS-leverancier. Lever de gegevens via uw LAS aan in RIO.

Toekennen gebruikersrollen
Zorg dat de beheerder op bestuursniveau in MijnDUO de gebruikersrollen voor het RIO-portaal toekent aan zijn collega’s en hen autoriseert op verschillende niveaus; voor één onderwijsaanbieder of voor het hele bestuur.

Vullen RIO-portaal
Vul met de toegekende gebruikersrollen de contactgegevens aan voor uw onderwijsinstelling in MijnDUO. U kunt die gegevens op verschillende niveaus vastleggen. Zie handleiding RIO-portaal en handleiding Communicatiecontexten van DUO.

Raadplegen RIO portaal
Zorg dat de RIO-beheerder in het RIO-portaal controleert of de gegevens goed zijn geregistreerd. Bij meerdere Onderwijsaanbieders die elk een stuk van de registratie vanuit het eigen LAS verzorgen is het raadzaam om dit snel te doen en eventuele onvolkomenheden te (laten) herstellen. Doe dit het liefst voordat de inschrijving in BRON met de nieuwe RIO-objecten wordt uitgevoerd.

Contact:

rio@duo.nl