FAQ RIO vo

Algemeen

Voor welke sectoren wordt RIO beschikbaar gesteld?

RIO is voor alle sectoren, maar elke sector kent zijn eigen RIO-sectormodel.

Waar kan ik meer inhoudelijke informatie vinden over RIO?

Op de website www.rio-onderwijs.nl staat op hoofdlijnen de inhoud van het informatiemodel beschreven.

Op de site van het standaardisatie-orgaan Edustandaard is de uitgebreide versie van het model plus toelichting te vinden.

Waar kan ik terecht als ik vragen heb over RIO?

Voor alle vragen die met de implementatie van RIO te maken hebben (waaronder het aanmelden/registreren van RIO contactpersonen) kunt u contact opnemen met het implementatieteam: implementatie-bron@duo.nl

Voor vragen over het informatiemodel kunt u terecht bij info@rio-onderwijs.nl. Wanneer u dergelijke vragen telefonisch wilt stellen, kunt u contact opnemen met Kennisnet: 0800 – 321 22 33.

 

Hoe wordt RIO ontsloten?

RIO wordt op een aantal manieren ontsloten. Uiteraard kunnen onderwijsinstellingen zelf via MijnDUO inloggen en de eigen gegevens raadplegen. Zonder in te loggen kan elke partij of persoon het RIO-register raadplegen. De informatie die in RIO staat is open data en bevat geen persoonsgegevens. Alleen voor de gegevens bij de communicatiecontexten is een uitzondering gemaakt; die zijn alleen maar in te zien door de partijen waarvoor de communicatiecontext bedoeld is (zoals de Inspectie voor het Onderwijs, de leerplichtambtenaar van een gemeente, DUO-medewerkers etc.).
Behalve door rechtstreeks in het RIO-register te kijken, kunnen partijen ook gegevensleveringen krijgen uit RIO via zogeheten API’s (rechtstreekse digitale koppeling tussen het RIO-register en het eigen systeem van de afnemende partij) of Linked Open Data.

Hoe wordt het RIO-register gevuld?

Onderwijsinstellingen leggen de meeste onderwijskundige gegevens vast in hun eigen leerlingadministratiesysteem (LAS). Dat systeem wisselt deze informatie uit met het centrale RIO-register. Een aantal zaken worden via het zogeheten RIO Portaal rechtstreeks door onderwijsinstellingen geregistreerd en beheerd, namelijk de algemene gegevens van het Onderwijsbestuur en de bereikbaarheidsgegevens (via de zogeheten Communicatiecontexten).
Onderwijsinstellingen kunnen hun eigen gegevens te allen tijde raadplegen in het RIO Portaal, bijvoorbeeld om te controleren of alles klopt en volledig is. De toegang tot het portaal verloopt via MijnDUO en de autorisaties daarvoor zijn door de instelling zelf in te stellen.

Mandateren en OSR

Hoe verhouden OSR en RIO zich tot elkaar?

In het OSR mandateren scholen leveranciers om bepaalde processen en diensten voor hen uit te voeren. Voorbeeld hiervan is het uitwisselen van gegevens vanuit het LAS met RIO. Het OSR functioneert als een digitaal telefoonboek, maar wisselt zelf de gegevens niet uit. De hoofdadressering van die uitwisseling gaat nu nog op BRIN4 niveau. In het OSR wordt er onder die hoofdadressering een of meerdere administraties herkend waar gegevens heen moeten worden gestuurd of uit op worden gehaald. De inrichting van die administraties kan per instelling behoorlijk verschillen en is daarom niet rechtstreeks uit RIO af te leiden. OSR vult RIO aan om dit mogelijk te maken.

Het gebruikmaken van BRIN4 als hoofdadressering en niet Onderwijsaanbieder heeft te maken met de timing van OSR dat voor BRON-po en Vroegtijdig Aanmelden mbo randvoorwaardelijk is en daarom dit jaar gereed moest zijn. Omdat op dit moment nog geen Onderwijsaanbieders geregistreerd zijn, is het ook niet mogelijk om deze al te gebruiken voor de hoofdadressering. In de toekomst is het wenselijk dat de hoofdadressering de Onderwijsaanbieder is omdat dit meer aansluit bij de inrichting van de systemen.

Hoe kan ik mijn softwareleverancier mandaat geven om de RIO-gegevens uit te wisselen?

Voor RIO moet uw (leerling)administratiesysteem (LAS) aangesloten worden op het RIO-register. U dient uw softwareleverancier te mandateren om de RIO gegevens namens uw bestuur uit te wisselen. Dit kan in het Onderwijs serviceregister (OSR).
De besturen die nog geen overeenkomst met Kennisnet hebben, hebben het verzoek ontvangen om de overeenkomst met Kennisnet te sluiten, inclusief een contract voor het gebruik van het OSR.

Voor de toegang tot het OSR wordt gebruik gemaakt van MijnDUO als authenticatie en identificatiemiddel. Er wordt een nieuwe rol toegevoegd aan de ‘Beheerder Organisatie’ van uw instelling. Een aantal instellingen heeft nog geen beheerder op bestuursniveau aangewezen (alleen beheerders op BRIN-niveau). Deze besturen moeten ook nog een beheerder op bestuursniveau aanwijzen. Deze besturen zijn hierover benaderd.

Modelleren

Wat is modelleren?

Modelleren is kijken naar de werkelijkheid. Het is daarom handig om het resultaat van een modellering ook visueel te presenteren, met schema’s.

Welke hulpmiddelen zijn beschikbaar?

Voor het modelleren is een modelleertool beschikbaar. Ter ondersteuning is een handleiding, belsessies en filmpjes beschikbaar.

Ik heb geen bevestigingsmail ontvangen bij registratie in de modelleertool?

Het kan zijn dat deze mail in de spambox is beland. Mocht dit niet zo zijn dan kunt u mailtje sturen naar j.molenaar@kennisnet.nl

Onderwijsaanbieder en Onderwijslocatie

Hoe verhouden Onderwijsaanbieder, Onderwijslocatie, Instelling en Vestiging zich tot elkaar?

Instelling en Vestiging zijn begrippen uit de juridische werkelijkheid en zijn in principe verbonden aan respectievelijk de instellingserkenning (BRIN4) en de vestigingserkenning (BRIN4+tweecijferig volgnummer, ook wel BRIN6 genoemd). In RIO zijn de objecten Onderwijsaanbieder en Onderwijslocatie geïntroduceerd om beter en fijnmaziger aan te kunnen geven hoe de onderwijsorganisatie er onderwijskundig gezien precies uitziet. Immers, aan een instellingserkenning kunnen meerdere Onderwijsaanbieders (“schoolorganisaties”) gekoppeld zijn en een Onderwijsaanbieder kan gebruik maken van meerdere Onderwijslocaties (“schoolgebouwen”). Voor het gebruik van zo’n locatie moet in het vo apart een vestigingserkenning zijn aangevraagd.
Onderwijsaanbieder, Onderwijslocatie, Instellingserkenning en Vestigingserkenning kunnen ogenschijnlijk samenvallen (de eenpitter met maar een schoolgebouw bijvoorbeeld). Door deze objecten uit elkaar te trekken en aan elkaar te relateren maakt dit de wijze waarop het onderwijs kan worden georganiseerd een stuk flexibeler qua registratie en gebruik. Dit ook met het oog op wettelijke en maatschappelijke ontwikkelingen (zoals de wettelijk erkende doorlopende en geïntegreerde leerroutes vmbo-mbo, maatwerkdiploma of de groeiende samenwerking tussen 2 of meer Onderwijsbesturen om gezamenlijk onderwijs aan te bieden en te verzorgen) die zich de komende jaren in het onderwijs gaan voordoen.

Moet ik elke plek waar ik gebruik van maak als Onderwijslocatie registreren?

Elke plek waar u als onderwijsbestuur onderwijs aanbiedt en verzorgt moet u in principe registreren als Onderwijslocatie in RIO; feitelijk legt u het gebruik vast van zo’n locatie). Maar hier zitten wat nuances in. U kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een campus waar enkele gebouwen vlak bij elkaar staan en waar leerlingen afhankelijk van hun rooster ook allemaal gebruik van kunnen maken, vast te leggen als één Onderwijslocatie. Uiteraard is het wel van belang om mee te laten wegen wat hierin wettelijk is toegestaan (mag de campus één Vestigingserkenning hebben of moeten de afzonderlijke gebouwen elk een eigen Vestigingserkenning krijgen).
Plekken waar leerlingen slechts tijdelijk onderwijs genieten (bijvoorbeeld een stage bij een mbo-instelling) hoeven uiteraard niet als aparte Onderwijslocatie te worden geregistreerd.
Tenslotte is het niet nodig om locaties te registreren als Onderwijslocatie waar ondersteunende diensten (bestuursbureau, ICT etc.) zijn ondergebracht, maar waar geen onderwijs wordt aangeboden. Die locaties en met name de bereikbaarheidsgegevens ervan worden veelal wel geregistreerd als Communicatiecontexten.

Onderwijsaanbieder of onderwijslocatie?

Ze komen in het vo heel vaak voor: de scholengroep, de onderwijsgroep, de scholengemeenschap etc. Vaak zijn ze ontstaan uit een school met een breed aanbod van onderwijssoorten gevestigd op een bepaalde plek. In de loop van de tijd is die school gesplitst in meerdere eenheden die op andere plekken een deel van het aanbod zijn gaan verzorgen. De reden hiervoor kan velerlei zijn: het schoolgebouw werd te klein, het aanbod wilde men dichterbij de potentiële doelgroep organiseren of er is een fusie geweest met een andere school.

De vraag die vele onderwijsbesturen zich in het kader van RIO stellen is: is zo’n scholengroep nu 1 Onderwijsaanbieder met meerdere Onderwijslocaties of kunnen we de afzonderlijke scholen beter beschouwen als zelfstandige Onderwijsaanbieders die ieder voor zich het onderwijs aanbieden op een eigen plek d.w.z. Onderwijslocatie (soms op 2 plekken).

Het enige goede antwoord is niet te geven, beide zienswijzen als hierboven geschetst zijn in principe toegestaan. Om erachter te komen wat het beste bij de situatie van de eigen organisatie past kan onderstaande helpen:

  • Of Onderwijsaanbieders wel of niet gerelateerd zijn aan 1 BRIN4 (dus onder dezelfde instellingserkenning vallen) is niet relevant. Vergeet bij het modelleren in eerste instantie die BRIN4 (of BRIN4’s).
  • Hebben de scholen een zekere mate van zelfstandigheid ten aanzien van de inrichting van het onderwijs? Dan zou dat erop wijzen dat het Onderwijsaanbieders zijn (zelfstandige organisatorische eenheden dus). Als op locaties alleen het onderwijs wordt verzorgd dat centraal wordt aangestuurd dan zou dat erop kunnen wijzen dat de centrale organisatie de onderwijsaanbieder is, die op meerdere Onderwijslocaties het onderwijs aanbiedt.
  • Hebben de scholen een eigen naam? Een eigen logo? De naam van de overkoepelende scholengroep kan overigens best onderdeel van de naam van de school uitmaken.
  • Kent de buitenwereld de “school” als een zelfstandige organisatie met een eigen naam en signatuur? Zegt een leerling bijvoorbeeld: “ik ga mavo doen bij die specifieke school”. Of zegt die leerling “ik ga mavo doen bij de scholengroep”.
  • Wil je dat de scholen in studiegidsen, keuzesites, (op termijn) scholen op de kaart etc. als zelfstandige Onderwijsaanbieders vindbaar zijn? Het ligt in de lijn der verwachtingen dat dit in de toekomst in eerste instantie gebeurt op het niveau van de Onderwijsaanbieder. Niet voor niks zien we dat wat in de juridische werkelijkheid nu de vestigingserkenningen zijn (kortweg “vestigingen” genoemd met de BRIN6 code) in het maatschappelijk verkeer in feite als de school (in de betekenis van organisatorische eenheid) wordt beschouwd en daarmee eigenlijk Onderwijsaanbieder is. Dat de plek waar het onderwijs wordt aangeboden vaak 1-op-1 is met de organisatie die dat onderwijs aanbiedt, heeft er toe geleid dat die plek ten onrechte de naam krijgt die eigenlijk toebehoort aan de organisatorische eenheid.
  • Wil je wellicht bepaalde contactgegevens op het niveau van de scholen gaan registreren (want dat kan niet of is veel lastiger als je ze beschouwt als onderwijslocaties gerelateerd aan 1 overkoepelende onderwijsaanbieder).
  • Hoe intern de aansturing geregeld is met managers en rectoren is niet zo relevant. Dus je hoeft niet per se een rector per Onderwijsaanbieder te hebben, er zijn genoeg situaties waar de managementlaag in een onderwijsorganisatie anders is ingestoken dan dat men naar buiten toe zich wil profileren.

Zie ook het document Tips voor het modelleren en registreren op https://www.doorontwikkelen-bron.nl/documenten-rio-vo/

Onderwijsaanbiedersgroep: wanneer te gebruiken?

Stel dat je meerdere Onderwijsaanbieders die onder de scholengroep vallen bij elkaar wilt groeperen, bijvoorbeeld om de onderlinge samenhang te benadrukken en dit expliciet in de registratie dit wilt kunnen laten uitkomen. Als er maar 1 scholengroep is onder een Onderwijsbestuur dan kan je dat eenvoudig uitdrukken door het Onderwijsbestuur de naam te geven die bij die scholengroep hoort en daarmee ook naar buiten treden. Het Onderwijsbestuur kan nl. een andere, in het maatschappelijke verkeer gangbare naam hebben die afwijkt van de naam die bij de Bevoegdgezagerkenning hoort. De Onderwijsaanbieders vallen allemaal onder dat Onderwijsbestuur en zijn dus al vanzelf dan gegroepeerd.

Het wordt lastiger als onder een bestuur meerdere scholengroepen vallen naast eventueel ook “losse” Onderwijsaanbieders. Hoe kan je de samenhang van zo’n scholengroep dan alsnog zichtbaar maken?

Daarvoor is in RIO de zogeheten Onderwijsaanbiedersgroep in het leven geroepen. Voor verschillende bij elkaar horende Onderwijsaanbieders is het mogelijk om die te groeperen onder zo’n Onderwijsaanbiedersgroep die ook een eigen naam kan krijgen. Er kunnen zelfs contactgegevens op het niveau van zo’n groep worden vastgelegd. De Onderwijsaanbiedersgroep is gerelateerd aan het Onderwijsbestuur en vormt eigenlijk een soort van extra organisatorische laag.

Zo’n Onderwijsaanbiedersgroep creëren en er Onderwijsaanbieders onder scharen doe je in het centrale RIO-portaal. Als de Onderwijsaanbieders zijn uitgewisseld met het RIO- register vanuit het eigen LAS dan worden ze zichtbaar in het RIO Portaal. De volgende stap is dan om een Onderwijsaanbiedersgroep aan te maken en de daaronder vallende Onderwijsaanbieders te selecteren en er onder te hangen.

Die onderwijsaanbieders kunnen een relatie hebben met dezelfde BRIN4, maar dat is niet verplicht.

Zie ook het document Tips voor het modelleren en registreren op https://www.doorontwikkelen-bron.nl/documenten-rio-vo/

 

Aangeboden opleiding

Wat zijn Opleidingskenmerken? Welke Opleidingskenmerken gaan in RIO ondersteund worden? Waar kan ik die vinden?

Een toelichting op Opleidingskenmerken (Wat zijn het? Hoe worden ze gebruikt? Hoe worden ze beheerd?) is te vinden onder het kopje Documentatie op https://www.edustandaard.nl/standaard_afspraken/registratie-instellingen-en-opleidingen-rio/
Op die plek wordt de laatste versie van de waardelijst Opleidingskenmerken gepubliceerd die in principe een keer per jaar wordt opgesteld en vastgesteld. In het kort is een opleidingskenmerk een onderscheidende eigenschap van een opleiding. Welke opleidingskenmerken binnen een bepaalde sector relevant zijn om op te nemen wordt bepaald in overleg met het onderwijsveld.

Mijn opleidingskenmerk staat niet in de waardelijst, hoe krijg ik die daarop?

De waardelijst is samengesteld door vertegenwoordigers uit het onderwijsveld in samenwerking met de VO-raad, Kennisnet, Inspectie van het Onderwijs en andere stakeholders. Jaarlijks worden alle ingekomen verzoeken door deze groep beoordeeld aan de hand van vastgestelde criteria. Deze criteria zorgen ervoor dat gelijksoortige opleidingskenmerken op dezelfde manier worden beoordeeld.

Elke onderwijsinstelling is vrij om een opleidingskenmerk in te dienen met het voorstel om die op te nemen op de waardelijst. Een aantal zaken zijn daarbij benodigd:
○ Wat is de gewenste aanduiding van het kenmerk
○ Wat houdt het kenmerk precies in (korte toelichting)
○ Voor welke opleidingseenheden is het kenmerk te gebruiken (bijv. alleen voor havo en vwo)
○ Zijn er meer onderwijsinstellingen die dit opleidingskenmerk willen gebruiken?
○ Is het kenmerk al eerder ingediend (zie de Excellijst onder het kopje Documentatie op https://www.edustandaard.nl/standaard_afspraken/registratie-instellingen-en-opleidingen-rio/) en afgewezen op basis van bepaalde criteria? Zo ja, geef een onderbouwing aan waarom dit volgens u niet juist is (in dezelfde Excellijst staan ook alle criteria nader omschreven).

Het beheerproces wordt nog formeel ingericht. Tot die tijd volstaat een mail naar info@edustandaard.nl onder vermelding van ‘Indienen opleidingskenmerk RIO’. U krijgt dan een wijzigingsformulier toegestuurd met onder andere de bovenstaande vragen. Als u een ingevuld wijzigingsformulier instuurt naar het genoemde mailadres, wordt de aanvraag in behandeling genomen door de beheergroep.

Het ingediende verzoek wordt geregistreerd in een issuelijst die openbaar wordt gepubliceerd. Bij vaststelling komt het opleidingskenmerk op de waardelijst, bij afwijzing komt het in de Excellijst met de overwegingen die daarbij gegolden hebben. De indiener krijgt in beide gevallen terugkoppeling.

Voor het schooljaar 2020-2021 geldt de deadline voor inzending 15 maart 2020. Wijzigingsverzoeken die later binnenkomen, komen op de backlog te staan voor het jaar erop.

Het beheerproces en alle relevante documenten en overzichten wordt in het tweede kwartaal van 2020 gepubliceerd op een aparte webpagina bij Edustandaard.

Welke elementcodes (“opleidingen”) kunnen/mogen via Aangeboden Opleiding in RIO worden ontsloten? Zijn dit alleen de elementcodes waarvoor je een licentie hebt of ook waarvoor je een licentie in een volgend jaar gaat krijgen? Zit hier een controle op? Wat is de peildatum? Wordt er mogelijk ook gekeken naar het feit of er al dan niet leerlingen op de elementcode zijn ingeschreven?

Er wordt in het RIO-register niet gekeken naar licenties of inschrijvingen. Op een aangeboden opleiding zit alleen een plausibiliteitscontrole. Hiermee wordt gecontroleerd of de elementcode bestaat tijdens de periode van de Aangeboden opleiding. Het is dus aan de instelling zelf om goed op te letten dat dit kloppend is.

Op welk niveau moet ik de aangeboden opleidingen van mijn onderwijsinstelling registreren in RIO?

De aangeboden opleidingen van onderwijsinstellingen in het voortgezet onderwijs moeten in het RIO-register worden geregistreerd op het niveau van de opleidingsheden die met de zogenoemde elementcodes (voorheen ILT-codes) elk jaar gepubliceerd worden in de Staatscourant. Deze registratie doet u in uw eigen leerlingadministratiesysteem (LAS), van waaruit de gegevens automatisch worden doorgegeven aan het RIO-portaal.

Inmiddels is er van deze lijst van elementcodes een zogenoemde aggregatielijst gemaakt. Hierin worden de elementcodes gegroepeerd tot grotere eenheden, wat een overzichtelijker resultaat oplevert. Zie de website van Edustandaard voor de aggregatielijst en de toelichting. In het RIO-portaal zal deze aggregatielijsten op termijn geïmplementeerd worden, zodat de lijst van aangeboden opleidingen in ieder geval daar gebruiksvriendelijker gepresenteerd kan worden. Ook partijen die deze informatie uit RIO gaan ontsluiten kunnen deze indeling voor de presentatie van deze gegevens in hun toepassing gaan gebruiken. Of de aggregatielijst ook gebruikt kan worden om aangeboden opleidingen in te voeren en te tonen in een LAS, is echter aan de afzonderlijke LAS’sen om samen met hun gebruikers te bepalen.

Hier speelt ook mee dat zowel de aangeboden opleiding in RIO als de gevolgde opleiding in BRON gebaseerd zijn op de elementcodelijst. Daarmee kunnen de LAS-leveranciers deze functionaliteit integraal gebruiken om die twee doelen te ondersteunen. Hiermee is niet gezegd dat de aangeboden opleidingen in RIO 1-op-1 hetzelfde moeten zijn als waar je op inschrijft in BRON. Op hoofdlijnen zal dit wel zo zijn, maar er zijn categorieën waarop men zal afwijken. Zie ook de FAQ’s onder het kopje VAVO.

Communicatiecontext

Wat zijn Communicatiecontexten? Welke Communicatiecontexten gaan in RIO ondersteund worden? Waar kan ik die vinden? En hoe komt deze lijst van Communicatiecontexten tot stand?

Een toelichting op Communicatiecontexten (Wat zijn het? Hoe worden ze gebruikt? Hoe worden ze beheerd?) is te vinden onder het kopje Documentatie op Edustandaard.nl. Op die plek wordt de laatste versie van de waardelijst Communicatiecontexten gepubliceerd die in principe een keer per jaar wordt opgesteld en vastgesteld.

In het kort bevat een communicatiecontext de weg waarlangs externe partijen contact moeten opnemen (dus contactgegevens) met een organisatorische eenheid (bijvoorbeeld een onderwijsbestuur) in de context van het uitvoeren van een bepaald proces (bijv. toezicht).

Soms moeten contactgegevens (bijv. voor Verzuim) ook gekoppeld kunnen worden aan onderwijslocaties. Kan dat?

Communicatiecontexten kunnen niet aan een Onderwijslocatie gekoppeld worden, alleen aan organisatieonderdelen (Onderwijsbestuur, Onderwijsaanbiedersgroep, Onderwijsaanbieder). Immers, je neemt contact op met een bepaalde organisatie of bepaald organisatieonderdeel, maar niet zozeer met een bepaalde plek. Wel is de workaround bedacht om meerdere Contactpunten per organisatieonderdeel (bijvoorbeeld per locatie of afdeling) te registreren bij een Communicatiecontext. In de handleiding die voor het RIO Portaal beschikbaar komt, wordt uitgelegd hoe dit te doen.

 

Soms moeten contactgegevens (bijv. voor Verzuim) ook gekoppeld kunnen worden aan onderwijslocaties. Kan dat?

Communicatiecontexten kunnen niet aan een Onderwijslocatie gekoppeld worden, alleen aan organisatieonderdelen (Onderwijsbestuur, Onderwijsaanbiedersgroep, Onderwijsaanbieder). Immers, je neemt contact op met een bepaalde organisatie of bepaald organisatieonderdeel, maar niet zozeer met een bepaalde plek. Wel is de workaround bedacht om meerdere Contactpunten per organisatieonderdeel (bijvoorbeeld per locatie of afdeling) te registreren bij een Communicatiecontext. In de handleiding die voor het RIO Portaal beschikbaar komt, wordt uitgelegd hoe dit te doen.

Gebruik van RIO door andere partijen

Welke partijen en processen gaan aansluiten op RIO?

De werkgroep RIO-vo heeft een lijst opgesteld van partijen en processen die voordeel erbij hebben om geheel of gedeeltelijk gebruik te gaan maken van RIO gegevens.

Het is uiteraard aan die partijen om ook daadwerkelijk gebruik te gaan maken van RIO en hun systemen en processen daarop aan te passen. De vraagstelling vanuit het onderwijsveld en de prioritering ervan (die in de RIO werkgroep bij de scholen zelf wordt opgehaald) is daarin belangrijk. Hier wordt vanuit het project op gestuurd. Partijen gaan mede daardoor in samenspraak met het onderwijsveld de aanpassingen doorvoeren om hun diensten c.q. processen aan te laten sluiten op RIO.
Los van het rechtstreeks aansluiten op RIO is het ook goed om te weten dat op het moment dat RIO live gaat voor het vo (in het eerste kwartaal van 2020), de inschrijving in BRON direct een aantal onderwijskundige onderdelen van RIO (grotendeels ook verplicht) gaat bevatten. Daarmee wordt in ieder geval een basis gelegd voor tal van afnemersprocessen binnen DUO en andere overheidsinstanties (bijv. Inspectie van het Onderwijs, gemeenten, Kadaster) om daar via gegevensleveringen gebruik van te gaan maken.
Naar verwachting gaan, als het RIO-register eenmaal is gevuld, steeds meer partijen die de komende jaren op RIO willen aansluiten en hun diensten en processen daarop aanpassen.

Gaat Vensters voor VO aansluiten op RIO? Wordt er in Vensters dan ook gebruik gemaakt van de Opleidingskenmerken voor het maken van rapportages en als zoekfilter in Scholen op de Kaart?

Het ligt in de lijn der verwachtingen dat Vensters rechtstreeks aangesloten gaat worden op RIO. Het is een wens die veel scholen die al of niet rechtstreeks betrokken zijn bij de implementatie van RIO meermaals hebben geuit. Een concrete planning is er nog niet, omdat dit een behoorlijke “verbouwing” van Vensters gaat vergen. Er moet hiervoor nog een nadere analyse worden uitgevoerd welke RIO-onderdelen in Vensters relevant zijn om ook te gebruiken en hoe die te gebruiken. Hierbij rekening houdend met verschillen die er zijn tussen het gebruik in het managementrapportage-deel van Vensters en in Scholen op de Kaart.

Mogen gegevens uit RIO gedeeld worden met derden? Zijn er hierbij geen persoonsgegevens betrokken?

De gegevens die in RIO worden geregistreerd zijn openbaar. Iedereen mag en kan dus deze gegevens raadplegen. Er worden geen persoonsgegevens geregistreerd en gepubliceerd, alleen gegevens over de organisatiestructuur, over het opleidingsaanbod en de juridische relaties (erkenningen, onderwijslicenties) van onderwijsinstellingen.
Op zich is dat geen nieuwe situatie. Ook nu zijn onder meer bestuurs-, instellings- en vestigingsgegevens via DUO Open Data beschikbaar en downloadbaar via Excel- of CSV-bestanden. Zowel publieke als private dienstverleners (bijv. uitgevers, distributeurs) maken daarvan gebruik als basis voor hun eigen processen en voorzieningen. In sommige gevallen krijgen dienstverleners vanuit DUO direct deze gegevens via bestandsleveringen.

Met de komst van RIO komen er naast de mogelijkheid om de gegevens via een webportaal te zoeken en te raadplegen ook meer eigentijdse vormen van gegevensleveringen voor dienstverleners. De verwachting is dat dit de actualiteit en kwaliteit van het gebruik van de gegevens gaat verhogen. Of het wenselijk is dat dienstverleners daarbij gebruik moeten gaan maken van de nieuwe, onderwijskundige gegevens die ook via RIO worden geregistreerd en ontsloten is iets wat het onderwijsveld samen met die dienstverleners moet gaan afspreken. Ondersteuning daarbij vanuit de onderwijsraden ism Kennisnet is daarin wel voorzien.

Er is één uitzondering op het openbaar publiceren van de gegevens in RIO en dat zijn de contactgegevens die ook door scholen in RIO kunnen worden vastgelegd. Dat wordt gedaan via zogeheten Communicatiecontexten. Alleen de contactgegevens van de Communicatiecontext Algemeen (een beetje vergelijkbaar met het contactadres wat men ook op de eigen website zet) worden voor iedereen zichtbaar. Het is aan de school resp. het onderwijsbestuur om daarin geen tot de persoon herleidbare gegevens op te nemen.

Alle andere Communicatiecontexten zijn bedoeld voor een specifieke partij. Bijv. de context Toezicht bevat contactgegevens die alleen voor daartoe geautoriseerde medewerkers van de Inspectie van het Onderwijs raadpleegbaar zullen zijn. Het is aan de scholen zelf om te bepalen of tot personen herleidbare gegevens door hen wel of niet als contextgegevens bij deze context worden geregistreerd. De algemene richtlijn is echter om ook in deze specifieke Communicatiecontexten daarmee terughoudend te zijn.

Privacy/AVG

Mogen gegevens uit RIO gedeeld worden met derden? Zijn er hierbij geen persoonsgegevens betrokken?

De gegevens die in RIO worden geregistreerd zijn openbaar. Iedereen mag en kan dus deze gegevens raadplegen. Er worden geen persoonsgegevens geregistreerd en gepubliceerd, alleen gegevens over de organisatiestructuur, over het opleidingsaanbod en de juridische relaties (erkenningen, onderwijslicenties) van onderwijsinstellingen.
Op zich is dat geen nieuwe situatie. Ook nu zijn onder meer bestuurs-, instellings- en vestigingsgegevens via DUO Open Data beschikbaar en downloadbaar via Excel- of CSV-bestanden. Zowel publieke als private dienstverleners (bijv. uitgevers, distributeurs) maken daarvan gebruik als basis voor hun eigen processen en voorzieningen. In sommige gevallen krijgen dienstverleners vanuit DUO direct deze gegevens via bestandsleveringen.

Met de komst van RIO komen er naast de mogelijkheid om de gegevens via een webportaal te zoeken en te raadplegen ook meer eigentijdse vormen van gegevensleveringen voor dienstverleners. De verwachting is dat dit de actualiteit en kwaliteit van het gebruik van de gegevens gaat verhogen. Of het wenselijk is dat dienstverleners daarbij gebruik moeten gaan maken van de nieuwe, onderwijskundige gegevens die ook via RIO worden geregistreerd en ontsloten is iets wat het onderwijsveld samen met die dienstverleners moet gaan afspreken. Ondersteuning daarbij vanuit de onderwijsraden ism Kennisnet is daarin wel voorzien.

Er is één uitzondering op het openbaar publiceren van de gegevens in RIO en dat zijn de contactgegevens die ook door scholen in RIO kunnen worden vastgelegd. Dat wordt gedaan via zogeheten Communicatiecontexten. Alleen de contactgegevens van de Communicatiecontext Algemeen (een beetje vergelijkbaar met het contactadres wat men ook op de eigen website zet) worden voor iedereen zichtbaar. Het is aan de school resp. het onderwijsbestuur om daarin geen tot de persoon herleidbare gegevens op te nemen.

Alle andere Communicatiecontexten zijn bedoeld voor een specifieke partij. Bijv. de context Toezicht bevat contactgegevens die alleen voor daartoe geautoriseerde medewerkers van de Inspectie van het Onderwijs raadpleegbaar zullen zijn. Het is aan de scholen zelf om te bepalen of tot personen herleidbare gegevens door hen wel of niet als contextgegevens bij deze context worden geregistreerd. De algemene richtlijn is echter om ook in deze specifieke Communicatiecontexten daarmee terughoudend te zijn.

Vavo

Bij VAVO werken we samen met een externe Onderwijsaanbieder (een ROC). Daar wordt ook de VAVO-lessen gevolgd. Wat moet ik als VO-instelling registreren? Aangeboden Opleiding, Onderwijslocatie en/of Onderwijsaanbieder? Of helemaal niets?

Het Onderwijsbestuur van een vo-school kan leerlingen in de gelegenheid stellen in het kader van het onderwijs waarvoor zij aan de school zijn ingeschreven, vavo-onderwijs te ontvangen dat een Onderwijsaanbieder van een ander Onderwijsbestuur verzorgt. Daar gelden bepaalde regels voor. Dat is in de regel een mbo-instelling (ROC) die naast mbo-opleidingen ook een licentie heeft om vavo-opleidingen aan te bieden en te verzorgen. De leerlingen blijven ingeschreven bij de vo-school, maar het onderwijs wordt uitbesteed. Dit kan kenbaar gemaakt worden in de inschrijving in BRON. Voor RIO is derhalve afgesproken dat de mbo-instelling de vavo-opleidingen in RIO gaat registreren en daarbij de relatie aangeeft met de Onderwijsaanbieders die hier voor verantwoordelijk zijn en de Onderwijslocaties waarop het vavo-onderwijs plaatsvindt. Die Onderwijsaanbieders en Onderwijslocaties vallen onder het Onderwijsbestuur (Bevoegd Gezag) van de desbetreffende mbo-instelling. Registratie in RIO is door het Onderwijsbestuur van de vo-school dus niet nodig en ook niet mogelijk.

Moet ik de vavo-gerelateerde opleidingen uit de elementcodelijst van het vo als Aangeboden opleiding in RIO registreren?

Vavo-opleidingen zijn onderdeel van het aanbod dat vanuit het mbo wordt geregistreerd in RIO. Als VO-instelling registreer je in RIO in principe niet dat je deze opleidingen aanbiedt (ook al gebeurt dat door uitbesteding). Het is ook wat vreemd om dit als aanbod te willen tonen als vo-school, dat doen de meeste scholen nu niet op de eigen website en bij een voorziening als Scholen op de Kaart zie je dit ook niet terug in het aanbod. Een leerling kiest niet primair voor zo’n opleiding, maar wordt er doorgaans mee geconfronteerd als het aan het eind van zijn schoolloopbaan (net ) niet wil lukken met de eindexamens.

Er zijn in de lijst van elementcodes wel elementcodes die met vavo van doen hebben (bijv. 4021 – VWO-GYM naar VAVO) maar die zijn puur bedoeld voor de inschrijving in BRON (voor de leerlingentelling) en niet om een specifieke opleiding(seenheid) te representeren. Deze codes worden voor beleidsdoelstellingen (zowel intern bij een instelling als bij OCW). Eigenlijk representeren deze elementcodes ook geen opleidingen maar het leerproces dat iemand volgt.
Ze zijn daarom in samenspraak met het onderwijsveld apart gerubriceerd (zie het excel-document Opleidingseenheden vo en vavo 2019-2020 en de toelichting daarop te vinden onder: https://www.doorontwikkelen-bron.nl/documenten-rio-vo/ (kopje Functionele Documentatie).

Voor zowel de aangeboden opleiding in RIO als de gevolgde opleiding in BRON hanteren we de elementcodelijst als basis en de opleidingen die door de elementcodes worden gerepresenteerd als kleinste opleidingseenheden. Daarmee kunnen de LAS-leveranciers deze functionaliteit integraal gebruiken om die twee doelen te ondersteunen, maar het is daarmee niet gezegd dat de aangeboden opleidingen 1-op-1 hetzelfde moeten zijn als waar je op inschrijft. Op hoofdlijnen zal dit wel zo zijn, maar juist met deze categorie zal dit afwijken.

Wil je als school toch deze “vavo”-elementcodes als aangeboden opleiding in RIO registreren dan is dat overigens niet verboden, die keuze ligt bij de school zelf.

Verzuim/RMC

Wat wijzigt er met de komst van RIO bij Verzuim onder andere in de Verzuimkoppeling

De wijzigingen voor Verzuim in het kader van RIO worden op 1-2-2020 geïmplementeerd.

Verzuimmelding

  • Bij het vastleggen van een verzuimmelding moet door de melder worden aangegeven voor welke Onderwijsaanbieder (OA) en Onderwijslocatie (OL) het verzuim wordt geregistreerd. Dit doet hij door de Onderwijsaanbieder-code en de Onderwijslocatie-code, die horen bij de inschrijving, in te vullen in verzuimloket (GUI) of mee te zenden in het bericht (M2M). Vanaf 1-2-2020 kan alleen een verzuimmelding worden vastgelegd als de OA- en OL-code bekend zijn en worden ingevuld/meegezonden.
  • Voor het verzuimloket (GUI) worden aan de hand van de OA- en OL-code aanvullende gegevens uit RIO gehaald en getoond op de schermen. Hiervoor moet de verzuimapplicatie worden aangesloten op het Gegevensmagazijn van RIO.
  • Bij het doorsturen van de verzuimmelding naar de gemeente worden de volgende gegevens vermeld: OA-code en OL-code (zoals vastgelegd door de school), naam Onderwijsaanbieder, postcode en huisnummer van de Onderwijslocatie (toegevoegd vanuit RIO).
  • Voor de verzuimmelding wordt géén gebruik gemaakt van de communicatiecontext uit RIO. De communicatiecontext verzuim uit RIO heeft geen betrekking op individuele gevallen, maar gelden voor grotere groepen of een bepaald onderwerp. Bij de verzuimmelding wordt, net als in de huidige situatie de contactpersoon door de school vastgelegd. Dit betekent dat voor iedere leerling een naam, e-mail en telefoonnummer van de contactpersoon bekend is. 

Rapportages naar scholen en gemeenten

  • In de rapportages op leerlingniveau wordt de OA-code, OL-code, naam Onderwijsaanbieder, postcode en huisnummer van de Onderwijslocatie terug gemeld, als deze bekend zijn. Dit geldt alleen voor vo- en mbo-leerlingen. Voor po en voor jongeren waarvoor (nog) geen OA en OL bekend is, worden de ‘oude gegevens’ zoals deze in de huidige situatie worden gebruikt, teruggemeld.
  • In de rapportages op leerlingniveau wordt als de Onderwijsaanbieder bekend is, de communicatiecontext verzuim teruggemeld, mits deze communicatiecontext vastgelegd is. In dat geval worden de afdeling, het e-mailadres en telefoonnummer, als dit bekend is, terug gemeld. Als de Onderwijsaanbieder niet bekend is, dan wordt nagegaan of de communicatiecontext verzuim bij het Onderwijsbestuur is vastgelegd. Zo nee dan wordt het algemene adres van de school teruggemeld.

 Verwachte gevolgen

RIO in BRON-vo gaat op 31-12-2019 naar productie. Verzuim is in januari 2020 nog niet over op RIO. Hierdoor is vooral de RMC-gegevenslevering aan gemeenten van deze maand groter dan normaal. Voor de overige rapportages worden geen problemen verwacht.

 

Contact:

rio@duo.nl