RIO is voor alle sectoren, maar elke sector kent zijn eigen RIO-sectormodel.

In het OSR mandateren scholen leveranciers om bepaalde processen en diensten voor hen uit te voeren. Voorbeeld hiervan is het uitwisselen van gegevens vanuit het LAS met RIO. Het OSR functioneert als een digitaal telefoonboek, maar wisselt zelf de gegevens niet uit. De hoofdadressering van die uitwisseling gaat nu nog op BRIN4 niveau. In het OSR wordt er onder die hoofdadressering een of meerdere administraties herkend waar gegevens heen moeten worden gestuurd of uit op worden gehaald. De inrichting van die administraties kan per instelling behoorlijk verschillen en is daarom niet rechtstreeks uit RIO af te leiden. OSR vult RIO aan om dit mogelijk te maken.

Het gebruikmaken van BRIN4 als hoofdadressering en niet Onderwijsaanbieder heeft te maken met de timing van OSR dat voor BRON-po en Vroegtijdig Aanmelden mbo randvoorwaardelijk is en daarom dit jaar gereed moest zijn. Omdat op dit moment nog geen Onderwijsaanbieders geregistreerd zijn, is het ook niet mogelijk om deze al te gebruiken voor de hoofdadressering. In de toekomst is het wenselijk dat de hoofdadressering de Onderwijsaanbieder is omdat dit meer aansluit bij de inrichting van de systemen.

Modelleren is kijken naar de werkelijkheid. Het is daarom handig om het resultaat van een modellering ook visueel te presenteren, met schema’s.

Instelling en Vestiging zijn begrippen uit de juridische werkelijkheid en zijn in principe verbonden aan respectievelijk de instellingserkenning (BRIN4) en de vestigingserkenning (BRIN4+tweecijferig volgnummer, ook wel BRIN6 genoemd). In RIO zijn de objecten Onderwijsaanbieder en Onderwijslocatie geïntroduceerd om beter en fijnmaziger aan te kunnen geven hoe de onderwijsorganisatie er onderwijskundig gezien precies uitziet. Immers, aan een instellingserkenning kunnen meerdere Onderwijsaanbieders (“schoolorganisaties”) gekoppeld zijn en een Onderwijsaanbieder kan gebruik maken van meerdere Onderwijslocaties (“schoolgebouwen”). Voor het gebruik van zo’n locatie moet in het vo apart een vestigingserkenning zijn aangevraagd.
Onderwijsaanbieder, Onderwijslocatie, Instellingserkenning en Vestigingserkenning kunnen ogenschijnlijk samenvallen (de eenpitter met maar een schoolgebouw bijvoorbeeld). Door deze objecten uit elkaar te trekken en aan elkaar te relateren maakt dit de wijze waarop het onderwijs kan worden georganiseerd een stuk flexibeler qua registratie en gebruik. Dit ook met het oog op wettelijke en maatschappelijke ontwikkelingen (zoals de wettelijk erkende doorlopende en geïntegreerde leerroutes vmbo-mbo, maatwerkdiploma of de groeiende samenwerking tussen 2 of meer Onderwijsbesturen om gezamenlijk onderwijs aan te bieden en te verzorgen) die zich de komende jaren in het onderwijs gaan voordoen.

Een toelichting op Communicatiecontexten (Wat zijn het? Hoe worden ze gebruikt? Hoe worden ze beheerd?) is te vinden onder het kopje Documentatie op https://www.edustandaard.nl/standaard_afspraken/registratie-instellingen-en-opleidingen-rio/ Op die plek wordt de laatste versie van de waardelijst Communicatiecontexten gepubliceerd die in principe een keer per jaar wordt opgesteld en vastgesteld door het onderwijsveld. Hiervoor wordt na afronding van de initiële implementatie een beheerproces ingericht.
In het kort bevat een communicatiecontext de weg waarlangs externe partijen contact moeten opnemen (dus contactgegevens) met een organisatorische eenheid (bijvoorbeeld een onderwijsbestuur) in de context van het uitvoeren van een bepaald proces (bijv. toezicht).

Een toelichting op Communicatiecontexten (Wat zijn het? Hoe worden ze gebruikt? Hoe worden ze beheerd?) is te vinden onder het kopje Documentatie op Edustandaard.nl. Op die plek wordt de laatste versie van de waardelijst Communicatiecontexten gepubliceerd die in principe een keer per jaar wordt opgesteld en vastgesteld.

In het kort bevat een communicatiecontext de weg waarlangs externe partijen contact moeten opnemen (dus contactgegevens) met een organisatorische eenheid (bijvoorbeeld een onderwijsbestuur) in de context van het uitvoeren van een bepaald proces (bijv. toezicht).

Soms moeten contactgegevens (bijv. voor Verzuim) ook gekoppeld kunnen worden aan onderwijslocaties. Kan dat?

Communicatiecontexten kunnen niet aan een Onderwijslocatie gekoppeld worden, alleen aan organisatieonderdelen (Onderwijsbestuur, Onderwijsaanbiedersgroep, Onderwijsaanbieder). Immers, je neemt contact op met een bepaalde organisatie of bepaald organisatieonderdeel, maar niet zozeer met een bepaalde plek. Wel is de workaround bedacht om meerdere Contactpunten per organisatieonderdeel (bijvoorbeeld per locatie of afdeling) te registreren bij een Communicatiecontext. In de handleiding die voor het RIO Portaal beschikbaar komt, wordt uitgelegd hoe dit te doen.

 

De werkgroep RIO-vo heeft een lijst opgesteld van partijen en processen die voordeel erbij hebben om geheel of gedeeltelijk gebruik te gaan maken van RIO gegevens.

Het is uiteraard aan die partijen om ook daadwerkelijk gebruik te gaan maken van RIO en hun systemen en processen daarop aan te passen. De vraagstelling vanuit het onderwijsveld en de prioritering ervan (die in de RIO werkgroep bij de scholen zelf wordt opgehaald) is daarin belangrijk. Hier wordt vanuit het project op gestuurd. Partijen gaan mede daardoor in samenspraak met het onderwijsveld de aanpassingen doorvoeren om hun diensten c.q. processen aan te laten sluiten op RIO.
Los van het rechtstreeks aansluiten op RIO is het ook goed om te weten dat op het moment dat RIO live gaat voor het vo (in het eerste kwartaal van 2020), de inschrijving in BRON direct een aantal onderwijskundige onderdelen van RIO (grotendeels ook verplicht) gaat bevatten. Daarmee wordt in ieder geval een basis gelegd voor tal van afnemersprocessen binnen DUO en andere overheidsinstanties (bijv. Inspectie van het Onderwijs, gemeenten, Kadaster) om daar via gegevensleveringen gebruik van te gaan maken.
Naar verwachting gaan, als het RIO-register eenmaal is gevuld, steeds meer partijen die de komende jaren op RIO willen aansluiten en hun diensten en processen daarop aanpassen.

De gegevens die in RIO worden geregistreerd zijn openbaar. Iedereen mag en kan dus deze gegevens raadplegen. Er worden geen persoonsgegevens geregistreerd en gepubliceerd, alleen gegevens over de organisatiestructuur, over het opleidingsaanbod en de juridische relaties (erkenningen, onderwijslicenties) van onderwijsinstellingen.
Op zich is dat geen nieuwe situatie. Ook nu zijn onder meer bestuurs-, instellings- en vestigingsgegevens via DUO Open Data beschikbaar en downloadbaar via Excel- of CSV-bestanden. Zowel publieke als private dienstverleners (bijv. uitgevers, distributeurs) maken daarvan gebruik als basis voor hun eigen processen en voorzieningen. In sommige gevallen krijgen dienstverleners vanuit DUO direct deze gegevens via bestandsleveringen.

Met de komst van RIO komen er naast de mogelijkheid om de gegevens via een webportaal te zoeken en te raadplegen ook meer eigentijdse vormen van gegevensleveringen voor dienstverleners. De verwachting is dat dit de actualiteit en kwaliteit van het gebruik van de gegevens gaat verhogen. Of het wenselijk is dat dienstverleners daarbij gebruik moeten gaan maken van de nieuwe, onderwijskundige gegevens die ook via RIO worden geregistreerd en ontsloten is iets wat het onderwijsveld samen met die dienstverleners moet gaan afspreken. Ondersteuning daarbij vanuit de onderwijsraden ism Kennisnet is daarin wel voorzien.

Er is één uitzondering op het openbaar publiceren van de gegevens in RIO en dat zijn de contactgegevens die ook door scholen in RIO kunnen worden vastgelegd. Dat wordt gedaan via zogeheten Communicatiecontexten. Alleen de contactgegevens van de Communicatiecontext Algemeen (een beetje vergelijkbaar met het contactadres wat men ook op de eigen website zet) worden voor iedereen zichtbaar. Het is aan de school resp. het onderwijsbestuur om daarin geen tot de persoon herleidbare gegevens op te nemen.

Alle andere Communicatiecontexten zijn bedoeld voor een specifieke partij. Bijv. de context Toezicht bevat contactgegevens die alleen voor daartoe geautoriseerde medewerkers van de Inspectie van het Onderwijs raadpleegbaar zullen zijn. Het is aan de scholen zelf om te bepalen of tot personen herleidbare gegevens door hen wel of niet als contextgegevens bij deze context worden geregistreerd. De algemene richtlijn is echter om ook in deze specifieke Communicatiecontexten daarmee terughoudend te zijn.

Het Onderwijsbestuur van een vo-school kan leerlingen in de gelegenheid stellen in het kader van het onderwijs waarvoor zij aan de school zijn ingeschreven, vavo-onderwijs te ontvangen dat een Onderwijsaanbieder van een ander Onderwijsbestuur verzorgt. Daar gelden bepaalde regels voor. Dat is in de regel een mbo-instelling (ROC) die naast mbo-opleidingen ook een licentie heeft om vavo-opleidingen aan te bieden en te verzorgen. De leerlingen blijven ingeschreven bij de vo-school, maar het onderwijs wordt uitbesteed. Dit kan kenbaar gemaakt worden in de inschrijving in BRON. Voor RIO is derhalve afgesproken dat de mbo-instelling de vavo-opleidingen in RIO gaat registreren en daarbij de relatie aangeeft met de Onderwijsaanbieders die hier voor verantwoordelijk zijn en de Onderwijslocaties waarop het vavo-onderwijs plaatsvindt. Die Onderwijsaanbieders en Onderwijslocaties vallen onder het Onderwijsbestuur (Bevoegd Gezag) van de desbetreffende mbo-instelling. Registratie in RIO is door het Onderwijsbestuur van de vo-school dus niet nodig en ook niet mogelijk.

De wijzigingen voor Verzuim in het kader van RIO worden op 1-2-2020 geïmplementeerd. 

Verzuimmelding

• Bij het vastleggen van een verzuimmelding moet door de melder worden aangegeven voor welke Onderwijsaanbieder (OA) en Onderwijslocatie (OL) het verzuim wordt geregistreerd. Dit doet hij door de Onderwijsaanbieder-code en de Onderwijslocatie-code, die horen bij de inschrijving, in te vullen in verzuimloket (GUI) of mee te zenden in het bericht (M2M). Vanaf 1-2-2020 kan alleen een verzuimmelding worden vastgelegd als de OA- en OL-code bekend zijn en worden ingevuld/meegezonden.
• Voor het verzuimloket (GUI) worden aan de hand van de OA- en OL-code aanvullende gegevens uit RIO gehaald en getoond op de schermen. Hiervoor moet de verzuimapplicatie worden aangesloten op het Gegevensmagazijn van RIO.
• Bij het doorsturen van de verzuimmelding naar de gemeente worden de volgende gegevens vermeld: OA-code en OL-code (zoals vastgelegd door de school), naam Onderwijsaanbieder, postcode en huisnummer van de Onderwijslocatie (toegevoegd vanuit RIO).
• Voor de verzuimmelding wordt géén gebruik gemaakt van de communicatiecontext uit RIO. De communicatiecontext verzuim uit RIO heeft geen betrekking op individuele gevallen, maar gelden voor grotere groepen of een bepaald onderwerp. Bij de verzuimmelding wordt, net als in de huidige situatie de contactpersoon door de school vastgelegd. Dit betekent dat voor iedere leerling een naam, e-mail en telefoonnummer van de contactpersoon bekend is. 

Rapportages naar scholen en gemeenten

• In de rapportages op leerlingniveau wordt de OA-code, OL-code, naam Onderwijsaanbieder, postcode en huisnummer van de Onderwijslocatie terug gemeld, als deze bekend zijn. Dit geldt alleen voor vo- en mbo-leerlingen. Voor po en voor jongeren waarvoor (nog) geen OA en OL bekend is, worden de ‘oude gegevens’ zoals deze in de huidige situatie worden gebruikt, teruggemeld.
• In de rapportages op leerlingniveau wordt als de Onderwijsaanbieder bekend is, de communicatiecontext verzuim teruggemeld, mits deze communicatiecontext vastgelegd is. In dat geval worden de afdeling, het e-mailadres en telefoonnummer, als dit bekend is, terug gemeld. Als de Onderwijsaanbieder niet bekend is, dan wordt nagegaan of de communicatiecontext verzuim bij het Onderwijsbestuur is vastgelegd. Zo nee dan wordt het algemene adres van de school teruggemeld.

 Verwachte gevolgen

RIO in BRON-vo gaat op 31-12-2019 naar productie. Verzuim is in januari 2020 nog niet over op RIO. Hierdoor is vooral de RMC-gegevenslevering aan gemeenten van deze maand groter dan normaal. Voor de overige rapportages worden geen problemen verwacht.