Op de website www.rio-onderwijs.nl staat op hoofdlijnen de inhoud van het informatiemodel beschreven.

Op de site van het standaardisatie-orgaan Edustandaard is de uitgebreide versie van het model plus toelichting te vinden.

Voor alle vragen die met de implementatie van RIO te maken hebben (waaronder het aanmelden/registreren van RIO contactpersonen) kunt u contact opnemen met het implementatieteam: implementatie-bron@duo.nl

Voor vragen over het informatiemodel kunt u terecht bij info@rio-onderwijs.nl. Wanneer u dergelijke vragen telefonisch wilt stellen, kunt u contact opnemen met Kennisnet: 0800 – 321 22 33.

Voor RIO moet uw (leerling)administratiesysteem (LAS) aangesloten worden op het RIO-register. U dient uw softwareleverancier te mandateren om de RIO gegevens namens uw bestuur uit te wisselen. Dit kan in het Onderwijs serviceregister (OSR).
De besturen die nog geen overeenkomst met Kennisnet hebben, hebben het verzoek ontvangen om de overeenkomst met Kennisnet te sluiten, inclusief een contract voor het gebruik van het OSR.

Voor de toegang tot het OSR wordt gebruik gemaakt van MijnDUO als authenticatie en identificatiemiddel. Er wordt een nieuwe rol toegevoegd aan de ‘Beheerder Organisatie’ van uw instelling. Een aantal instellingen heeft nog geen beheerder op bestuursniveau aangewezen (alleen beheerders op BRIN-niveau). Deze besturen moeten ook nog een beheerder op bestuursniveau aanwijzen. Deze besturen zijn hierover benaderd.

Voor het modelleren is een modelleertool beschikbaar. Ter ondersteuning is een handleiding, belsessies en filmpjes beschikbaar.

De vraag die vele onderwijsbesturen zich in het kader van RIO stellen is: is zo’n scholengroep nu 1 Onderwijsaanbieder met meerdere Onderwijslocaties of kunnen we de afzonderlijke scholen beter beschouwen als zelfstandige Onderwijsaanbieders die ieder voor zich het onderwijs aanbieden op een eigen plek d.w.z. Onderwijslocatie (soms op 2 plekken).

Het enige goede antwoord is niet te geven, beide zienswijzen als hierboven geschetst zijn in principe toegestaan. Om erachter te komen wat het beste bij de situatie van de eigen organisatie past kan onderstaande helpen:

• Of Onderwijsaanbieders wel of niet gerelateerd zijn aan 1 BRIN4 (dus onder dezelfde instellingserkenning vallen) is niet relevant. Vergeet bij het modelleren in eerste instantie die BRIN4 (of BRIN4’s).
• Hebben de scholen een zekere mate van zelfstandigheid ten aanzien van de inrichting van het onderwijs? Dan zou dat erop wijzen dat het Onderwijsaanbieders zijn (zelfstandige organisatorische eenheden dus). Als op locaties alleen het onderwijs wordt verzorgd dat centraal wordt aangestuurd dan zou dat erop kunnen wijzen dat de centrale organisatie de onderwijsaanbieder is, die op meerdere Onderwijslocaties het onderwijs aanbiedt.
• Hebben de scholen een eigen naam? Een eigen logo? De naam van de overkoepelende scholengroep kan overigens best onderdeel van de naam van de school uitmaken.
• Kent de buitenwereld de “school” als een zelfstandige organisatie met een eigen naam en signatuur? Zegt een leerling bijvoorbeeld: “ik ga mavo doen bij die specifieke school”. Of zegt die leerling “ik ga mavo doen bij de scholengroep”.
• Wil je dat de scholen in studiegidsen, keuzesites, (op termijn) scholen op de kaart etc. als zelfstandige Onderwijsaanbieders vindbaar zijn? Het ligt in de lijn der verwachtingen dat dit in de toekomst in eerste instantie gebeurt op het niveau van de Onderwijsaanbieder. Niet voor niks zien we dat wat in de juridische werkelijkheid nu de vestigingserkenningen zijn (kortweg “vestigingen” genoemd met de BRIN6 code) in het maatschappelijk verkeer in feite als de school (in de betekenis van organisatorische eenheid) wordt beschouwd en daarmee eigenlijk Onderwijsaanbieder is. Dat de plek waar het onderwijs wordt aangeboden vaak 1-op-1 is met de organisatie die dat onderwijs aanbiedt, heeft er toe geleid dat die plek ten onrechte de naam krijgt die eigenlijk toebehoort aan de organisatorische eenheid.
• Wil je wellicht bepaalde contactgegevens op het niveau van de scholen gaan registreren (want dat kan niet of is veel lastiger als je ze beschouwt als onderwijslocaties gerelateerd aan 1 overkoepelende onderwijsaanbieder).
• Hoe intern de aansturing geregeld is met managers en rectoren is niet zo relevant. Dus je hoeft niet per se een rector per Onderwijsaanbieder te hebben, er zijn genoeg situaties waar de managementlaag in een onderwijsorganisatie anders is ingestoken dan dat men naar buiten toe zich wil profileren.

Zie ook het document Tips voor het modelleren en registreren op https://www.doorontwikkelen-bron.nl/documenten-rio-vo/

Stel dat je meerdere Onderwijsaanbieders die onder de scholengroep vallen bij elkaar wilt groeperen, bijvoorbeeld om de onderlinge samenhang te benadrukken en dit expliciet in de registratie dit wilt kunnen laten uitkomen. Als er maar 1 scholengroep is onder een Onderwijsbestuur dan kan je dat eenvoudig uitdrukken door het Onderwijsbestuur de naam te geven die bij die scholengroep hoort en daarmee ook naar buiten treden. Het Onderwijsbestuur kan nl. een andere, in het maatschappelijke verkeer gangbare naam hebben die afwijkt van de naam die bij de Bevoegdgezagerkenning hoort. De Onderwijsaanbieders vallen allemaal onder dat Onderwijsbestuur en zijn dus al vanzelf dan gegroepeerd.

Het wordt lastiger als onder een bestuur meerdere scholengroepen vallen naast eventueel ook “losse” Onderwijsaanbieders. Hoe kan je de samenhang van zo’n scholengroep dan alsnog zichtbaar maken?

Daarvoor is in RIO de zogeheten Onderwijsaanbiedersgroep in het leven geroepen. Voor verschillende bij elkaar horende Onderwijsaanbieders is het mogelijk om die te groeperen onder zo’n Onderwijsaanbiedersgroep die ook een eigen naam kan krijgen. Er kunnen zelfs contactgegevens op het niveau van zo’n groep worden vastgelegd. De Onderwijsaanbiedersgroep is gerelateerd aan het Onderwijsbestuur en vormt eigenlijk een soort van extra organisatorische laag.

Zo’n Onderwijsaanbiedersgroep creëren en er Onderwijsaanbieders onder scharen doe je in het centrale RIO-portaal. Als de Onderwijsaanbieders zijn uitgewisseld met het RIO- register vanuit het eigen LAS dan worden ze zichtbaar in het RIO Portaal. De volgende stap is dan om een Onderwijsaanbiedersgroep aan te maken en de daaronder vallende Onderwijsaanbieders te selecteren en er onder te hangen.

Die onderwijsaanbieders kunnen een relatie hebben met dezelfde BRIN4, maar dat is niet verplicht.

Zie ook het document Tips voor het modelleren en registreren op https://www.doorontwikkelen-bron.nl/documenten-rio-vo/

De waardelijst is samengesteld door vertegenwoordigers uit het onderwijsveld in samenwerking met de VO-raad, Kennisnet, Inspectie van het Onderwijs en andere stakeholders. Jaarlijks worden alle ingekomen verzoeken door deze groep beoordeeld aan de hand van vastgestelde criteria. Deze criteria zorgen ervoor dat gelijksoortige opleidingskenmerken op dezelfde manier worden beoordeeld.

Elke onderwijsinstelling is vrij om een opleidingskenmerk in te dienen met het voorstel om die op te nemen op de waardelijst. Een aantal zaken zijn daarbij benodigd:
○ Wat is de gewenste aanduiding van het kenmerk
○ Wat houdt het kenmerk precies in (korte toelichting)
○ Voor welke opleidingseenheden is het kenmerk te gebruiken (bijv. alleen voor havo en vwo)
○ Zijn er meer onderwijsinstellingen die dit opleidingskenmerk willen gebruiken?
○ Is het kenmerk al eerder ingediend (zie de Excellijst onder het kopje Documentatie op https://www.edustandaard.nl/standaard_afspraken/registratie-instellingen-en-opleidingen-rio/) en afgewezen op basis van bepaalde criteria? Zo ja, geef een onderbouwing aan waarom dit volgens u niet juist is (in dezelfde Excellijst staan ook alle criteria nader omschreven).

Het beheerproces wordt nog formeel ingericht. Tot die tijd volstaat een mail naar info@edustandaard.nl onder vermelding van ‘Indienen opleidingskenmerk RIO’. U krijgt dan een wijzigingsformulier toegestuurd met onder andere de bovenstaande vragen. Als u een ingevuld wijzigingsformulier instuurt naar het genoemde mailadres, wordt de aanvraag in behandeling genomen door de beheergroep.

Het ingediende verzoek wordt geregistreerd in een issuelijst die openbaar wordt gepubliceerd. Bij vaststelling komt het opleidingskenmerk op de waardelijst, bij afwijzing komt het in de Excellijst met de overwegingen die daarbij gegolden hebben. De indiener krijgt in beide gevallen terugkoppeling.

Voor het schooljaar 2020-2021 geldt de deadline voor inzending 15 maart 2020. Wijzigingsverzoeken die later binnenkomen, komen op de backlog te staan voor het jaar erop.

Het beheerproces en alle relevante documenten en overzichten wordt in het tweede kwartaal van 2020 gepubliceerd op een aparte webpagina bij Edustandaard.

Er wordt in het RIO-register niet gekeken naar licenties of inschrijvingen. Op een aangeboden opleiding zit alleen een plausibiliteitscontrole. Hiermee wordt gecontroleerd of de elementcode bestaat tijdens de periode van de Aangeboden opleiding. Het is dus aan de instelling zelf om goed op te letten dat dit kloppend is.

De aangeboden opleidingen van onderwijsinstellingen in het voortgezet onderwijs moeten in het RIO-register worden geregistreerd op het niveau van de opleidingsheden die met de zogenoemde elementcodes (voorheen ILT-codes) elk jaar gepubliceerd worden in de Staatscourant. Deze registratie doet u in uw eigen leerlingadministratiesysteem (LAS), van waaruit de gegevens automatisch worden doorgegeven aan het RIO-portaal.

Inmiddels is er van deze lijst van elementcodes een zogenoemde aggregatielijst gemaakt. Hierin worden de elementcodes gegroepeerd tot grotere eenheden, wat een overzichtelijker resultaat oplevert. Zie de website van Edustandaard voor de aggregatielijst en de toelichting. In het RIO-portaal zal deze aggregatielijsten op termijn geïmplementeerd worden, zodat de lijst van aangeboden opleidingen in ieder geval daar gebruiksvriendelijker gepresenteerd kan worden. Ook partijen die deze informatie uit RIO gaan ontsluiten kunnen deze indeling voor de presentatie van deze gegevens in hun toepassing gaan gebruiken. Of de aggregatielijst ook gebruikt kan worden om aangeboden opleidingen in te voeren en te tonen in een LAS, is echter aan de afzonderlijke LAS’sen om samen met hun gebruikers te bepalen.

Hier speelt ook mee dat zowel de aangeboden opleiding in RIO als de gevolgde opleiding in BRON gebaseerd zijn op de elementcodelijst. Daarmee kunnen de LAS-leveranciers deze functionaliteit integraal gebruiken om die twee doelen te ondersteunen. Hiermee is niet gezegd dat de aangeboden opleidingen in RIO 1-op-1 hetzelfde moeten zijn als waar je op inschrijft in BRON. Op hoofdlijnen zal dit wel zo zijn, maar er zijn categorieën waarop men zal afwijken. Zie ook de FAQ’s onder het kopje VAVO.

De gegevens die in RIO worden geregistreerd zijn openbaar. Iedereen mag en kan dus deze gegevens raadplegen. Er worden geen persoonsgegevens geregistreerd en gepubliceerd, alleen gegevens over de organisatiestructuur, over het opleidingsaanbod en de juridische relaties (erkenningen, onderwijslicenties) van onderwijsinstellingen.
Op zich is dat geen nieuwe situatie. Ook nu zijn onder meer bestuurs-, instellings- en vestigingsgegevens via DUO Open Data beschikbaar en downloadbaar via Excel- of CSV-bestanden. Zowel publieke als private dienstverleners (bijv. uitgevers, distributeurs) maken daarvan gebruik als basis voor hun eigen processen en voorzieningen. In sommige gevallen krijgen dienstverleners vanuit DUO direct deze gegevens via bestandsleveringen.

Met de komst van RIO komen er naast de mogelijkheid om de gegevens via een webportaal te zoeken en te raadplegen ook meer eigentijdse vormen van gegevensleveringen voor dienstverleners. De verwachting is dat dit de actualiteit en kwaliteit van het gebruik van de gegevens gaat verhogen. Of het wenselijk is dat dienstverleners daarbij gebruik moeten gaan maken van de nieuwe, onderwijskundige gegevens die ook via RIO worden geregistreerd en ontsloten is iets wat het onderwijsveld samen met die dienstverleners moet gaan afspreken. Ondersteuning daarbij vanuit de onderwijsraden ism Kennisnet is daarin wel voorzien.

Er is één uitzondering op het openbaar publiceren van de gegevens in RIO en dat zijn de contactgegevens die ook door scholen in RIO kunnen worden vastgelegd. Dat wordt gedaan via zogeheten Communicatiecontexten. Alleen de contactgegevens van de Communicatiecontext Algemeen (een beetje vergelijkbaar met het contactadres wat men ook op de eigen website zet) worden voor iedereen zichtbaar. Het is aan de school resp. het onderwijsbestuur om daarin geen tot de persoon herleidbare gegevens op te nemen.

Alle andere Communicatiecontexten zijn bedoeld voor een specifieke partij. Bijv. de context Toezicht bevat contactgegevens die alleen voor daartoe geautoriseerde medewerkers van de Inspectie van het Onderwijs raadpleegbaar zullen zijn. Het is aan de scholen zelf om te bepalen of tot personen herleidbare gegevens door hen wel of niet als contextgegevens bij deze context worden geregistreerd. De algemene richtlijn is echter om ook in deze specifieke Communicatiecontexten daarmee terughoudend te zijn.

Vavo-opleidingen zijn onderdeel van het aanbod dat vanuit het mbo wordt geregistreerd in RIO. Als VO-instelling registreer je in RIO in principe niet dat je deze opleidingen aanbiedt (ook al gebeurt dat door uitbesteding). Het is ook wat vreemd om dit als aanbod te willen tonen als vo-school, dat doen de meeste scholen nu niet op de eigen website en bij een voorziening als Scholen op de Kaart zie je dit ook niet terug in het aanbod. Een leerling kiest niet primair voor zo’n opleiding, maar wordt er doorgaans mee geconfronteerd als het aan het eind van zijn schoolloopbaan (net ) niet wil lukken met de eindexamens.

Er zijn in de lijst van elementcodes wel elementcodes die met vavo van doen hebben (bijv. 4021 – VWO-GYM naar VAVO) maar die zijn puur bedoeld voor de inschrijving in BRON (voor de leerlingentelling) en niet om een specifieke opleiding(seenheid) te representeren. Deze codes worden voor beleidsdoelstellingen (zowel intern bij een instelling als bij OCW). Eigenlijk representeren deze elementcodes ook geen opleidingen maar het leerproces dat iemand volgt.
Ze zijn daarom in samenspraak met het onderwijsveld apart gerubriceerd (zie het excel-document Opleidingseenheden vo en vavo 2019-2020 en de toelichting daarop te vinden onder: https://www.doorontwikkelen-bron.nl/documenten-rio-vo/ (kopje Functionele Documentatie).

Voor zowel de aangeboden opleiding in RIO als de gevolgde opleiding in BRON hanteren we de elementcodelijst als basis en de opleidingen die door de elementcodes worden gerepresenteerd als kleinste opleidingseenheden. Daarmee kunnen de LAS-leveranciers deze functionaliteit integraal gebruiken om die twee doelen te ondersteunen, maar het is daarmee niet gezegd dat de aangeboden opleidingen 1-op-1 hetzelfde moeten zijn als waar je op inschrijft. Op hoofdlijnen zal dit wel zo zijn, maar juist met deze categorie zal dit afwijken.

Wil je als school toch deze “vavo”-elementcodes als aangeboden opleiding in RIO registreren dan is dat overigens niet verboden, die keuze ligt bij de school zelf.